Planner giver os det forkromede overblik

Botilbuddet Ahornparken har fået styr på planlægningen – og GDPR

IBG Planner er et planlægnings- og kalenderværktøj til medarbejdere på bo- og aktivitetstilbud inden for Social og Handicap. På Botilbuddet Ahornparken anvendes IBG Planner til al planlægning i de tre teams. I personalerummene vises dags- og ugekalenderen på storskærme, der danner rammen om morgenmødernes fællesplanlægning. Samtidig fungerer den fælles kalender som en fællesreference for medarbejderne, som de altid kan tilgå på storskærmen og på deres egne enheder.

Ulovlig Mayland-kalender

Baggrunden for implementeringen af IBG Planner på Ahornparken i Gribskov var ikke kun, at man ønskede et effektivt, fælles værktøj til planlægning. Der var også en anden vigtig årsag, nemlig loven om beskyttelse af persondata, GDPR.

Planner er en del af IBG og dermed omfattet af de høje sikkerhedsstandarder, som kendetegner platformen. IBG er netop blevet ISAE-3000 certificeret, således at behandlingen af persondata lever op til kravene i persondataforordningen. Derfor kan IBG med Planner tilbyde en løsning, der sikrer en optimal beskyttelse af borgernes data.

Tidligere planlagde vi alt i vores Mayland-kalender, men den fysiske kalender lå frit tilgængelig for alle og rummede informationer om alle vores borgere. Det tillader GDPR ikke. Derfor skulle vi skifte til en sikker løsning, og helst en løsning, der også var bedre.

Hanne, Socialpædagog, Team A

Papirer fløj om ørerne

Det var som nævnt ikke kun GDPR, der var årsag til, at man ledte efter et nyt system til planlægning og kalenderstyring på Ahornparken. Mayland-kalenderne, som man brugte inden Planner, gjorde det svært at planlægge dagene og skabe et fælles overblik. Man havde heller ikke overblik over hele ugen, så det var svært at planlægge fremad.

Simone, socialpædagog i Team C, uddyber: “Kalenderne var tit overskrevet, så folk skrev beskederne ind tilfældige steder. Det var noget rod. Tit var det også uforståeligt, hvad kollegerne havde skrevet, og man kunne ikke altid se, hvem der havde skrevet beskeden. Var beskeden skrevet med kuglepen, kunne den ikke slettes. Allerværst var det med løse beskeder, der tit fløj ud af kalenderen, når man tog den.”

En kendt og tryg platform

En af grundene til at Ahornparken valgte IBG Planner var, at man har anvendt IBG i mange år. Det betød, at medarbejderne var fuldt fortrolige med platformen, da Planner blev implementeret. “Medarbejderne tog bedre imod det, end jeg havde regnet med. Vi kender IBG og folkene bag, så medarbejderne var trygge ved Planner og var ikke bange for at kaste sig ud i de nye muligheder”, siger Hanne, socialpædagog i Team A.

Godt samarbejde om implementering

Implementeringen foregik planmæssigt, og man kom hurtigt i mål med at brede Planner ud til hele personalegruppen. Det skyldes ikke mindst det grundige forarbejde af styregruppen.

Oplæringen af medarbejderne forløb ved, at medarbejderne fik en række fiktive opgaver, som skulle skrives ind i Planner. På den måde vænnede de sig til at arbejde med systemet og de store skærme i praksis. Simone, socialpædagog i Team C, fortæller: “Vi havde en fin implementering. Planner er brugervenligt og intuitivt, så medarbejderne lærte lynhurtigt at bruge det”.

Vi havde et grundigt testforløb og brugte meget tid sammen med IBG på at løfte Planner op og skræddersy det til vores behov. Vi tastede også alt ind fra de fysiske kalendere, så vi var fuldstændig klar, da det skulle introduceres til medarbejderne.

Hanne, Socialpædagog, Team A

Kan ikke undvære Planner

I løbet af det halve år Planner har været i brug, er den nye funktion blevet uundværlig for medarbejderne på Ahornparken. Det er især overblikket og den øgede mulighed for fælles planlægning og koordinering, der giver værdi. Socialpædagog Christina, Team B, fortæller: “Overblikket er fantastisk, vi sparer tid til møderne med at planlægge medarbejdere og opgaver, og det er en enorm fordel, at vi kan sidde 3-4 kolleger sammen foran den store skærm og se på ugeoversigten”.

Det sparer også tid, at alt skrives med en ensartet og letforståelig skrift i modsætning til tidligere, hvor man skulle tyde hinandens “kragetæer”. I tilfælde af at  der skulle være beskeder, som er svære at forstå, skriver medarbejderne altid deres initialer, så man kan kontakte dem. Endelig tilbyder Planner en række smarte funktioner, der gør registreringen af opgaver lettere. Funktionen “gentagelse” sparer f.eks. meget tid, fordi den betyder, at man kun behøver oprette en tilbagevendende opgave én gang.

Planner giver en enorm fleksibilitet. Vi har altid kalenderen i lommen og kan tjekke den i app’en. Så kan vi f.eks. booke næste frisørtid, når vi er hos frisøren, og behøver ikke bruge tid på det, når vi er tilbage på kontoret.

Christina, Socialpædagog, Team B

Overblik – altid og overalt

IBG Planner er blevet et omdrejningspunkt for medarbejderne på Ahornparken. Når man møder ind om morgenen, tændes storskærmen, og medarbejderne mødes foran skærmen på personalekontoret og planlægger dagen sammen. Skærmen bruges også løbende, for medarbejderne vender med jævne mellemrum tilbage til personalekontoret for at tjekke op på forestående opgaver.

Socialpædagog Hanne, Team A, uddyber: “Planner giver os det forkromede overblik, vi altid har haft behov for. Med Planner bliver vi ikke taget med bukserne nede – alle ved, hvad der skal ske hvornår, og vi har færre overraskelser. Det giver tryghed for både medarbejdere og borgere”.

Indtastning af nye opgaver foregår endnu mere fleksibelt, for Planner er ligesom resten af IBG mobilt og tilgængeligt for alle i app’en. Medarbejderne sidder f.eks. ved deres egen computer eller mobiltelefon og opretter opgaver til borgerne.

‍