Planner gibt uns den perfekten Überblick

Wohnheim Ahornparken hat seine Planung – und die DSGVO – im Griff

IBG Planner ist ein Planungs- und Kalendertool für Mitarbeitende von Sozial- und Behinderteneinrichtungen. Im Wohnheim Ahornparken wird IBG Planner für die gesamte Planung in den drei Teams verwendet. In den Personalräumen werden die Tages- und Wochenkalender auf großen Bildschirmen angezeigt, die den Rahmen für die gemeinsame Planung bei den morgendlichen Besprechungen bilden. Gleichzeitig dient der gemeinschaftliche Kalender den Mitarbeitenden als Referenz, auf die sie jederzeit auf dem großen Bildschirm und auf ihren eigenen Geräten zugreifen können.

Verbotene Papier-Kalender

Die Einführung von IBG Planner im Ahornparken in Gribskov basierte nicht nur auf dem Bedürfnis, dass das Wohnheim mit einem effizienten, gemeinschaftlichen Planungstool arbeiten wollte. Es gab noch einen weiteren wichtigen Grund: das Gesetz zur Verarbeitung personenbezogener Daten, die DSGVO.

Planner ist Teil von IBG und unterliegt somit den hohen Sicherheitsstandards, die die Plattform kennzeichnen. IBG wurde soeben ISAE-3000-zertifiziert, was bedeutet, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Mit Planner kann IBG somit eine Lösung anbieten, die einen optimalen Schutz der Daten der Bürgerinnen und Bürger gewährleistet.

Früher haben wir alles in unserem Mayland-Kalender geplant, aber der physische Kalender war für jeden frei zugänglich und enthielt Informationen über alle unsere Bürgerinnen und Bürger. Die DSGVO erlaubt das nicht. Deshalb mussten wir auf eine sichere Lösung umsteigen; und vorzugsweise auf eine, die auch noch besser ist.

Hanne, Sozialpädagogin, Team A

Die Papiere flogen herum

Wie bereits erwähnt, war die DSGVO nicht der einzige Grund, weshalb Ahornparken nach einem neuen System für die Planung und das Kalendermanagement suchte. Die Mayland-Kalender, die vor Planner verwendet wurden, machten es schwierig, die Tage zu planen und eine gemeinsame Übersicht zu erstellen. Außerdem boten sie keinen Wochenüberblick, sodass es schwierig war, im Voraus zu planen.

Simone, Sozialpädagogin in Team C, erklärt: „Die Kalender wurden oft überschrieben, sodass die Leute Notizen an beliebige Stellen hinterließen. Es war ein großes Durcheinander. Es war oft unverständlich, was die Kollegen geschrieben hatten, und man konnte nicht immer erkennen, wer die Nachricht verfasst hatte. Wenn die Nachricht mit einem Kugelschreiber geschrieben wurde, konnte sie nicht gelöscht werden. Das Schlimmste waren lose Zettelnachrichten, die oft vom Kalender fielen, wenn man ihn in die Hand nahm.“

Eine vertraute und sichere Plattform

Einer der Gründe, warum sich Ahornparken für IBG Planner entschied, war, dass das Unternehmen IBG bereits seit vielen Jahren verwendet. Somit waren die Mitarbeitenden mit der Plattform bereits vertraut, als Planner eingeführt wurde. „Die Mitarbeitenden haben das System besser angenommen, als ich erwartet habe. Wir kennen IBG und die Menschen, die dahinter stehen, sodass unsere Mitarbeitenden zuversichtlich waren und keine Angst hatten, sich auf die neuen Möglichkeiten von Planner einzulassen“, sagt Hanne, Sozialpädagogin im Team A.

Gute Zusammenarbeit bei der Implementierung

Die Implementierung verlief nach Plan und Planner wurde schnell in der gesamten Belegschaft eingeführt. Dies ist nicht zuletzt der gründlichen Vorarbeit des Lenkungsausschusses zu verdanken.

Die Mitarbeitenden wurden geschult, indem sie eine Reihe von fiktiven Aufgaben erhielten, die sie in Planner eingeben mussten. Auf diese Weise gewöhnten sie sich in der Praxis an die Arbeit mit dem System und mit den großen Bildschirmen. Simone, Sozialpädagogin im Team C, sagt: „Wir hatten eine gute Einführung. Planner ist benutzerfreundlich und intuitiv, sodass die Mitarbeitenden sehr schnell gelernt haben, damit umzugehen.“

Wir hatten einen gründlichen Testprozess und verbrachten viel Zeit mit IBG, um Planner einzuführen und an unsere Bedürfnisse anzupassen. Wir haben auch alles aus den physischen Kalendern übertragen, sodass wir voll und ganz bereit waren, als es an der Zeit war, ihn den Mitarbeitenden vorzustellen.

Hanne, Sozialpädagogin, Team A

Sie wollen nicht auf Planner verzichten

In den sechs Monaten, seitdem Planner genutzt wird, ist die neue Funktion für die Mitarbeitenden von Ahornparken unverzichtbar geworden. Besonders wertvoll sind der Überblick und die bessere Möglichkeit zur gemeinsamen Planung und Koordination. Sozialpädagogin Christina aus Team B sagt: „Der Überblick ist fantastisch, wir sparen Zeit bei Besprechungen, in denen wir Mitarbeitenden und Aufgaben planen, und es ist von großem Vorteil, dass wir mit 3-4 Kollegen zusammen vor dem großen Bildschirm sitzen und uns die Wochenübersicht ansehen können.“

Es spart auch Zeit, dass alles in einer einheitlichen und leicht verständlichen Schrift geschrieben ist, im Gegensatz zu früher, als wir das „Gekrakel“ der anderen entziffern mussten. Für den Fall, dass es schwer verständliche Nachrichten gibt, schreiben die Mitarbeitenden immer ihre Initialen daneben, damit man sie kontaktieren kann. Abschließend bietet Planner eine Reihe von intelligenten Funktionen, die das Erfassen von Aufgaben erleichtern. So spart beispielsweise die Funktion „Wiederholung“ viel Zeit, da man eine wiederkehrende Aufgabe nur einmal erstellen muss.

Planner bietet eine enorme Flexibilität. Wir haben den Kalender immer in unserer Tasche und können ihn in der App überprüfen. So können wir zum Beispiel den nächsten Friseurtermin buchen, wenn wir gerade beim Friseur sitzen, und müssen uns nicht darum kümmern, wenn wir zurück im Büro sind.

Christina, Sozialpädagogin, Team B

Überblick – immer und überall

IBG Planner ist für die Mitarbeitenden von Ahornparken ein zentrales Tool geworden. Wenn sie morgens im Büro ankommen, wird der große Bildschirm im Personalbüro eingeschaltet und die Mitarbeitenden planen gemeinsam den Tag. Der Bildschirm wird ständig genutzt, da die Mitarbeitenden regelmäßig ins Personalbüro zurückkehren, um sich über anstehende Aufgaben zu informieren.

Sozialpädagogin Hanne, Team A, erklärt: „Planner gibt uns den organisierten Überblick, den wir schon immer gebraucht haben. Mit Planner werden wir nicht überrumpelt – jeder weiß, was wann geschehen muss, und wir erleben weniger Überraschungen. Das gibt sowohl den Mitarbeitenden als auch den Bürgerinnen und Bürger ein Gefühl von Sicherheit.“

Die Eingabe neuer Aufgaben ist sogar noch flexibler, weil Planner wie der Rest von IBG mobil und für jeden in der App zugänglich ist. So können Mitarbeitende beispielsweise an ihrem eigenen Computer oder Mobiltelefon sitzen und Aufgaben für die Bürgerinnen und Bürger erstellen.